HR Law

Brainstorm là một cách tuyệt vời để có thể tìm thấy nhiều ý tưởng mới chỉ trong khoảng thời gian ngắn. 

Nếu làm đúng cách, quá trình brainstorm còn giúp xây dựng sự liên kết hữu ích giữa các thành viên trong nhóm. Các thành viên khi tham gia vào buổi brainstorm cũng sẽ cảm thấy rằng các ý tưởng của mình được ghi nhận. Điều này giúp đạt được sự nhất trí của cả nhóm và cách thành viên cũng tham gia brainstorm một cách nhiệt tình hơn. 

Tuy nhiên, những thuận lợi trên sẽ không hiện diện nếu như quá trình brainstorm được quản lý không tốt.  Trên thực thế, một buổi brainstorming tồi có thể gây ra sự nản lòng và thờ ơ cho các thành viên trong nhóm.   Nói cách khác, thà không có một buổi brainstorm nào còn hơn tổ chức một buổi brainstorm quá tệ.

Brainstorm không đến độ vô cùng phức tạp, nhưng một buổi brainstorm thành công luôn tuân theo một vài nguyên tắc quan trọng.  Làm theo những nguyên tắc này và bạn sẽ có một đội mạnh hơn và sản xuất hay phục vụ tốt hơn. Phớt lờ những nguyên tắc này và…những kết quả không như ý đều do bạn mà ra!

Đầu tiên, quy tắc quan trong nhất để kỹ thuật động não bắt đầu một cách suôn sẻ trước khi diễn ra buổi họp động não là việc lên kế hoạch chu đáo, do đó bạn chắc chắn bạn đang chuẩn bị buổi họp để đạt được kết quả thành công. Có những chỉ dẫn bắt buộc mà bạn cần làm theo để cho team của mình đi đúng hướng và đảm bảo được lượng sáng kiến hay. 

Bằng việc tuân thủ 18 nguyên tắc của brainstorm, bạn sẽ đạt được mục đích với những sáng kiến sáng tạo và có thể thực hiện được. Team của bạn cũng sẽ có nhiều động lực hơn và làm việc đoàn kết hơn. Hơn nữa, bạn cũng sẽ bắt đầu với những phương pháp mới để thành công

Chuẩn bị sẵn sàng (Trước khi lên lịch hẹn cho buổi brainstorm)

Đây là một số nguyên tắc cần biết cho giai đoạn trước buổi brainstorm.  Trước khi bạn bắt đầu một buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một mục tiêu rõ ràng và một vấn đề cần được giải quyết—các ý tưởng có được qua việc brainstorm sẽ có ích cho việc giải quyết vấn đề này.  Bạn cũng cần một người điều khiển (facilitator) tuyệt vời, một team thích hợp, và một môi trường lí tưởng để có một buổi làm việc hiệu quả nhất. 

Xem thêm: Brainstorming là gì? Lợi ích của nó ra sao?

1. Có một câu hỏi hay mục đích cụ thể, khả thi.

Điểm mấu chốt là, nếu như bạn không chắc chắn về lí do bạn lên kế hoạch cho một buổi brainstorm, thì tốt nhất bạn không nên tổ chức một buổi brainstorm nào cả. Đây là một nguyên tắc brainstorm quan trọng mà bạn cần phải làm theo. Mục tiêu của bạn cần phải đủ đơn giản để có thể biểu hiện trong một câu văn, và phải đủ rõ ràng để tất cả mọi người tham gia đều có thể hiểu được. 

Mục tiêu cũng cần phải có khả năng thực thi. Khi bạn hoàn tất buổi brainstorm, bạn cần có một set những ý tưởng mới để cải thiện hay thay đổi điều gì đó. Đương nhiên, một câu hỏi theo dạng có/không (“Chúng ta có nên dừng việc mặc đồng phục hay không?”) không hề thích hợp chút nào cho việc brainstorm!

Mục tiêu brainstorm tồi: 

Thảo luận về những vấn đề chúng ta phải đối mặt trong khi đang cố gắng cung cấp dịch vị khách hàng cao cấp cho người mua hàng.  Tìm hiểu những vấn đề khách hàng đang gặp phải, và phát triển ý tưởng cho việc cải thiện các sản phẩm và dịch vụ chúng ta đang cung cấp. 

Hãy tưởng tượng việc gánh vác một mục tiêu có tính chất bao quát như thế mà không hề biết rõ bạn đang đi hướng nào và không có một mục tiêu cuối cùng, thực thi nào cả!  Việc brainstorm này có thể dẫn đến một list dài loạn xạ những vấn đề khác nhau liên quan đến nhiều sản phẩm, dịch vụ,dịch vụ khách hàng—mà không có một ý tưởng nào rõ ràng về việc phải xử lý những thứ hỗn độn đó như thế nào. 

Một mục tiêu brainstorm tốt:

Chúng ta có thể tạo nên những thay đổi nào trong các khâu thủ tục dịch vụ khách hàng để rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng và cải thiện độ hài lòng của họ? 

Đây là một mục tiêu mà các thành viên có thể tham gia brainstorm một cách hiệu quả. Nó nhắm đến một mục đích rõ ràng. Vào cuối buổi brainstorm, nhóm giải quyết vấn đề này sẽ có được một list những ý tưởng thực tế và có khả năng thực thi để tạo nên thay đổi tích cực.  

2. Hãy chắc chắn rằng câu hỏi và mục tiêu của bạn thích hợp để brainstorm

Không phải câu hỏi nào cũng có thể tìm được câu trả lời qua việc brainstorm. Vâng, nó có thể khuyến khích sự sáng tạo và đồng thuận, nhưng chỉ khi ý tưởng của những người tham gia thực sự cần thiết và thực sự sẽ được thực hiện.

Xem thêm: Bản đồ tư duy (Mind map) được hiểu là gì?

Nếu bạn hay team của bạn đã ra quyết định rồi hay đã tiến lên với một hướng đi sáng tạo mới rồi, thì việc brainstorm có thể là một hoạt động vô ích. Tệ hơn, nó có thể khiến các thành viên trong team cảm thấy mình đang bị lôi kéo hay điều khiển hơn là được tham gia đóng góp ý kiến.

Kiểm tra lại để chắc chắn rằng việc brainstorm sẽ có ích cho vấn đề hay câu hỏi của bạn trước khi bắt đầu tổ chức nó. 

3. Thuê (hoặc trở thành) một “người điều khiển” (facilitator) đáng gờm

Trừ phi bạn được tập huấn để có thể làm cho buổi brainstorm được diễn ra dễ dàng hơn, đừng tự biến mình thành một “người điều khiển”. Việc brainstorm cần một người có thể quản lý những người với những tính cách khác nhau, diễn giải lại các ý tưởng một cách ngắn gọn, gây cảm hứng cho teamwork, giữ cho cuộc trao đổi được tiếp tục, rút ra những kết luận và có thể biến chúng thành list những công việc cần làm.

Nếu không có một “người điều khiển” như ý, buổi brainstorm có thể kết thúc với mối bất hòa giữa các thành viên trong team, và trở thành một sự lãng phí thời gian vô ích. Hãy chắc chắn rằng bạn có một người tuyệt vời để điều khiển buổi brainstorm trước khi bạn bắt đầu thực hiện nó.

4. Chọn những người tham gia thích hợp

Brainstorm chỉ hiệu quả khi những người tham gia hiểu rõ về vấn đề và có thể phát biểu một cách thông minh về những giải pháp tiềm năng cho vấn đề đó hay đưa ra các câu trả lời cho những câu hỏi. Nếu như câu trả lời hay vấn đề không thể được tiếp cận một cách hiệu quả bởi nhóm brainstorm, thì rất có thể bạn sẽ có một kết cục không mấy tốt đẹp cùng với một team đang vô cùng nản chí.

Xem thêm: 4 kỹ năng quan trọng giúp bạn thoát cảnh làm việc ngoài giờ

Ví dụ, nếu vấn đề phân phối sản phẩm có liên quan đến các vấn đề thống nhất là hoàn toàn ngoài sự kiểm soát của bạn, sẽ là không hợp lý khi tập hợp một nhóm để hỏi “làm thế nào chúng tôi có thể cải thiện tình hình phân phối sản phẩm.”

5. Chọn thời điểm và địa điểm thích hợp nhất

Bạn biết về team của mình cũng như hiểu rõ các thứ tự ưu tiên (organizational priorities), vậy nên bạn cũng biết lúc này có phải là thời điểm thích hợp để có thêm một sự kiện mới, thứ sẽ lấy đi khối thời gian và năng lượng mà bạn cần cho những deadline quan trọng, hay không.

Bạn cũng biết những gì cần để sắp xếp, chi trả, và di chuyển đến một địa điểm (venue) ngoài trời. Sử dụng sự hiểu biết của bạn để chọn thời điểm mà cả team đang tương đối thoải mái. Thêm nữa, nên chọn một địa điểm dễ tiếp cận và có thể mang đến sự tương tác thoải mái và tích cực hơn.

Thiết lập các phiên làm việc động não của bạn để thành công

Bạn đã quyết định rằng động não là một sự lựa chọn thích hợp. Bạn đối diện với một câu hỏi lớn hoặc mục tiêu cho các phiên làm việc động não. Bạn đã tìm được một cơ sở vật chất phù hợp, một địa điểm tuyệt vời và một nhóm những người tham gia lý tưởng. Tuyệt vời! Bây giờ là lúc chuẩn bị để đi tới thành công.

Bằng cách xác định rõ ràng một quy trình, các quy tắc cơ bản, kế hoạch và các kết quả có thể xảy ra, bạn sẽ chuẩn bị cho những người tham gia có một trải nghiệm tích cực. Tạo cho phiên động não của bạn có một không khí và định hướng phù hợp bằng cách tuân theo các quy tắc động não này.

6. Cung cấp thông tin về địa điểm, kế hoạch và lịch trình của bạn

Nó nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng hầu hết mọi người hạnh phúc nhất khi họ biết phòng tắm ở đâu, mấy giờ giải lao, bữa trưa có gì và khi nào họ có thể về nhà.

Nếu bạn không cung cấp thông tin cơ bản này, người tham gia sẽ dành phần lớn thời gian brainstorm để hỏi người bên cạnh “khi nào ăn trưa?” hoặc “Tôi có thể về lúc 4:00?” Những ứng viên của bạn cũng cần biết bao nhiêu thời gian dành để bắt chuyện làm quen, brainstorm, chia sẻ, và kế hoạch hành động trong tương lai.

7. Viết những nguyên tắc quan trọng xuống

Bạn hoặc người điều khiển của bạn nên rõ ràng về thiết lập các quy tắc, đặc biệt là trong những nhóm gồm những người có trình độ quản lý khác nhau (hoặc mối quan hệ cá nhân khác nhau).

• Bao gồm tất cả mọi người – Brainstorm nên luôn luôn bao gồm các thành viên trong nhóm — nghĩa là tất cả mọi người nên dự liệu và lập kế hoạch tham gia.
• Tạm dừng tranh luận – Brainstorm gợi ý càng rộng càng tốt, và đừng đặt câu hỏi hay phán xét cho đến khi hoàn tất quá trình sáng tạo. Hãy rõ ràng rằng ngay cả khi “kiểm tra thực tế” (“chúng ta không có ngân sách cho điều đó!”) nên tránh cho đến sau khi tất cả những ý tưởng ở trên bàn. Đảo mắt và thay đổi các biểu hiện tiêu cực trên khuôn mặt như là một sự tranh luận.
• Loại bỏ yếu tố gây nhiễu– Bạn cũng có thể muốn bổ sung những quy tắc cụ thể liên quan đến việc sử dụng máy tính xách tay và điện thoại di động, vì chúng có thể làm đứt quãng và trong một số trường hợp, có thể được sử dụng để giao tiếp âm thầm.

8. Làm rõ mục tiêu và quy trình động não của bạn 

Brainstorm có thể được vận dụng theo nhiều cách khác nhau. Người điều khiển của bạn có thể đưa ra nhiều ý tưởng, hoặc từ một cá nhân khác. Cô ta có thể đề nghị những ứng viên viết xuống những ý tưởng hoặc mở rộng dựa trên những suy nghĩ của người khác và góp ý. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu được những gì sẽ xảy ra, mục tiêu là gì và bao lâu sẽ kết thúc.

Xem thêm: Các phương thức Brainstorm

9. Phá vỡ không khí im lặng bằng sự lạc quan và tích cực 

Brainstorm không nên là một quá trình nghiệt ngã hoặc chán nãn. Hãy để những ứng viên của bạn biết rằng họ có thể và nên có niềm vui, và nhận được trong quá trình bắt đầu với hoạt động làm quen khuyến khích sự sáng tạo và làm việc theo nhóm. Việc bắt chuyện làm quen cũng có thể là một công cụ tuyệt vời cho thiết lập thực tế, trong quá trình brainstorm, ý tưởng của tất cả mọi người luôn có giá trị như nhau.

Khuyến khích sự sáng tạo trong phiên làm việc động não

Nếu nội dung câu hỏi của bạn và bản tính của những ứng viên là rất sáng tạo, chẳng có vấn đề gì nhiều về đổi mới các ý tưởng sáng tạo. Tuy nhiên, nếu không rơi vào trường hợp đó, nhóm của bạn có thể sẽ sớm “cạn kiệt” ý tưởng nhanh chóng. Bạn (hoặc người điều khiển của bạn) nên có những công cụ trong tay để bổ sung quá trình sáng tạo.

10. Sử dụng văn bản như là một công cụ cho cảm hứng tham gia và ràng buộc

Không có vấn đề gì nếu bạn thiết lập các quy tắc, một số người sẽ bị đe dọa bởi những người khác, hoặc cảm thấy họ nên tuân theo. Brainwriting là một công cụ tuyệt vời cho những ứng viên tham gia tạo ý tưởng ẩn danh. Nó cũng là một cách tốt để hỗ trợ quá trình xây dựng những ý tưởng. Hãy giữ giấy và bút chì, bạn có thể sẽ cần chúng. Hãy tìm hiểu cách bắt đầu với brainwriting:

11. Hãy sẵn sàng với các hoạt động gia tăng sự sáng tạo

Có một điều cần nói là “Đừng phán xét một ý tưởng;” tránh ý nghĩ “ý tưởng đó sẽ không bao giờ thực hiện”, hoặc chia sẻ thực tế chẳng hạn như “IT nói rằng điều đó không thể được thực hiện.” Để giữ cho nhóm của bạn tập trung vào các điều tích cực và tư duy sáng tạo, có khả năng thực hiện:

Đảo ngược quá trình Brainstorm

Hỏi nhóm của bạn “cách bạn sẽ đạt được kết quả ngược lại từ những điều chúng ta đang hướng tới?” Ví dụ, bạn có thể hỏi, “cách nào để đảm bảo rằng mỗi khách hàng phàn nàn về dịch vụ khách hàng của chúng ta và từ chối để mua sản phẩm của chúng ta thêm một lần nữa?”

Hầu hết những ứng viên tham gia sẽ thích thú với những ý tưởng tiêu cực được bật lên nhằm tìm ra một đề nghị tích cực. Ví dụ: “thực hiện tất cả các cuộc gọi tới những tùy chọn menu không bao giờ kết thúc ” thành “thực hiện tất cả cuộc gọi với một người thực sự.”

Xem thêm: 10 điều tâm đắc nhất trong “Con đường đi đến thành công bằng sự tử tế”

Rolestorming

Nhập vai để khơi mào cho những hiểu biết và ý tưởng mới. Những ứng viên có nhập vai vào thế giới thật (khách hàng và đại diện dịch vụ khách hàng, chẳng hạn), hoặc yêu cầu Wonder Woman hay Superman nào khắc phục vấn đề đó?

Xem xét các ý tưởng có tiềm năng thực sự

Sử dụng những quy tắc brainstorm này như hướng dẫn trên về cách để nắm bắt, xử lý, và hành động dựa trên những ý tưởng của nhóm.

Đảm bảo rằng bạn ghi lại những ý tưởng mới mà nhóm của bạn đã tạo ra, và bạn đang có những ý tưởng từ tất cả ứng viên tham gia, đặc biệt là những người tham gia trong “chiến dịch” thực hiện gần nhất các vấn đề mà bạn đang cố gắng để giải quyết.

Sau khi đưa vào làm mới những ý tưởng, sau đó họ xem xét để thực hiện chúng. Chọn số lượng ý tưởng phù hợp để phát triển hơn-những ý tưởng có tiềm năng lớn nhất và phù hợp nhất. Sau đó gán vào nhóm công việc để chúng thành hiện thực.

12. Tạo ghi chú chất lượng cao như là một ưu tiên

Người điều khiển của bạn hoặc một người nào khác trong nhóm của bạn nên viết xuống mọi ý tưởng như được đề cập. Điều này đòi hỏi một số kiến thức chuyên môn, như một số ý tưởng được diễn đạt lòng vòng, và có thể khó tóm tắt.

13. Cho ứng viên thời gian để xem lại những ý tưởng

Ứng viên nên có ít nhất mười lăm phút để xem lại những ý tưởng đã được ghi nhận, để họ có thể trả lời đúng khi bạn yêu cầu họ chọn những ý tưởng tốt nhất trong danh sách. Giả sử không có cơ hội để xem lại những gì đã nói, ứng viên có khả năng chọn ý tưởng cuối cùng được đề cập hoặc ý tưởng của bản thân họ.

Xem thêm: 7 yêu cầu cơ bản cho những ai muốn theo nghề nhân sự

14. Yêu cầu ý kiến từ những ứng viên tham gia “trong các chiến dịch”

Có rất nhiều ý tưởng nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết – và có thể tạo cảm giác hoàn hảo cho người quản lý. Tuy nhiên, một vài ý tưởng này có thể không thể thực hiện được vì những lý do được biết từ những người trong “chiến dịch”, cần phải biến ý tưởng thành hành động. Có thể có lý do xuất sắc tại sao những điều được thực hiện (hoặc không thực hiện) theo những cách nhất định; Hãy chắc chắn tạo một cơ hội cho tất cả mọi người để chia sẻ những hiểu biết của họ.

15. Xác định cả cơ hội và thách thức

Trong khi sự tích cực là điều cần thiết để brainstorm, hiện thực là điều cần thiết để thực hiện. Nếu tất cả mọi người đồng ý rằng thay đổi là một ý tưởng tốt, điều quan trọng để xác định các rào cản để thay đổi. Rào cản có thể là chính trị, công nghệ, tài chính hoặc hậu cần. Đôi khi những rào cản có thể được vượt qua hoặc đã làm việc xung quanh; thỉnh thoảng không thực hiện được.

16. Chọn số lượng ý tưởng hợp lý để phát triển

Sau khi brainstorm, bạn có thể có hàng tá ý tưởng khả thi — nhưng không ai có thời gian để thực hiện nhiều ý tưởng và phát triển chúng. Chỉ chọn ba trong số những ý tưởng tốt nhất cho các bước tiếp theo.

Xem thêm: Người thành công không bao giờ nói những câu này

17. Giao nhiệm vụ cho từng nhóm thích hợp

Một khi bạn đã chọn ý tưởng để theo, bạn có thể tạo ra những nhóm làm việc cho mỗi ý tưởng. Trong một số trường hợp, có thể bạn chỉ yêu cầu cho các tình nguyện viên- nhưng thường bạn sẽ cần phải chọn các thành viên trong nhóm để mỗi nhóm bao gồm các cá nhân hiểu biết trình độ quản lý trong sắp xếp công việc.

18. Thiết lập các mục tiêu và thời hạn rõ ràng

Những công việc liên quan đến Brainstorm sẽ chắc chắn rơi vào danh sách dưới cùng nếu không được ưu tiên. Trước khi rời khỏi buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng mỗi nhóm làm việc đã thiết lập ngày họp, có một mục tiêu cụ thể hoặc các sản phẩm để làm việc hướng tới, và có một hạn định cho mục tiêu đối với lộ trình của nhóm vạch ra.

Kết luận

Bằng cách làm theo các quy tắc brainstorm và các kỹ thuật trong bài viết này, bạn đang thiết lập các phiên họp thành công.

Brainstorm thực hiện đúng, có thể dẫn đến một số kết quả ấn tượng: sự thấu hiểu tuyệt vời, làm việc nhớm, và thống nhất tất cả các cấp. Tuy nhiên, brainstorm kém, có thể bị sa lầy. Tồi tệ nhất, nó có thể dẫn đến tinh thần nghiêm trọng và các vấn đề về niềm tin.

Điều gì để tạo một phiên họp brainstorm tuyệt vời? Nó thật sự đáng để lưu tâm. Tôn trọng thời gian của nhân viên, ý tưởng, sự sáng tạo và kiến thức. Khi nhân viên cảm thấy họ được tôn trọng, được xem là một phần trong một nhóm làm việc, những điều tuyệt vời có thể xảy ra.

Nguồn: business.tutsplus.com

Nếu muốn trở nên thành công, hãy đừng để mình rơi vào những hoàn cảnh có phát ngôn dưới đây.

1. Chúng ta không thể làm điều đó

Một điều khiến mọi người hay các công ty thành công là khả năng giải quyết các vấn đề của khách hàng và đưa ra được những vấn đề ưu tiên của họ. Nếu một nhu cầu nảy sinh nhiều lần, những người thành công sẽ học cách giải quyết nó càng nhanh càng tốt.

2. Tôi không biết làm như thế nào

Thay vì tự động ngừng việc tìm kiếm giải pháp, người thành công học những gì họ có thể để thành công trong một dự án hoặc trong nghề nghiệp của mình. Ví dụ, bạn không bao giờ thấy một nhà tư vấn kinh doanh quốc tế thành công, người đến Italy nhiều lần trong năm lại từ chối việc học tiếng Italia.

3. Tôi không biết đó là gì

Điều này không giúp khó khăn qua đi mà chỉ khiến người cần bạn sẽ tìm một ai khác có khả năng làm việc với họ để giải quyết vấn đề. Trong khi đó, thái độ chân thành với những người bạn cần tương tác, hoàn thành cụm từ trên với câu “Nhưng tôi sẽ tìm ra” là một cách chắc chắn để bạn thành công hơn.

Xem thêm: 10 điều tâm đắc nhất trong “Con đường đi đến thành công bằng sự tử tế”

4. Tôi làm mọi thứ một mình

Những người giỏi giang luôn biết cách ở giữa những ai thông minh, hiểu biết và tận tình giống như họ. Công nhận sự giúp đỡ của những người đã thực sự giúp bạn hoặc có liên quan và bạn sẽ tiếp tục nhận được sự giúp đỡ khi cần và thành công, cũng như tự công nhận được chính mình.

5. Còn quá sớm

Bạn sẽ không bao giờ nghe Benjamin Franklin hay một ai đó như Steve Jobs nói câu này. Nếu có một cuộc họp qua mạng, khởi động dự án hay cơ hội phỏng vấn vào lúc rất sớm trong ngày, những người thành công sẽ tìm mọi cơ hội để sẵn sàng ở đó. Một phần của thành công là việc được ở đúng nơi vào đúng thời điểm.

6. Đã quá muộn

Cũng tương tự như vậy, nếu bạn đang có một cuộc hẹn với đối tác kinh doanh tiềm năng vào lúc tối muộn và có thể, hãy chắc chắn tới hẹn. Bạn có thể mệt mỏi vào ngày hôm sau, nhưng việc này có thể mở ra các cơ hội mới ảnh hưởng nhiều đến công việc của bạn.

Xem thêm: 4 kỹ năng quan trọng giúp bạn thoát cảnh làm việc ngoài giờ

7. Thật đáng tiếc khi chúng ta không thể làm việc cùng nhau

Nếu bạn thực sự kết nối với một ai đó và muốn làm việc với họ, hãy tìm cách để làm với họ. Vì những thành công biết rằng, làm việc với những người thật sự phù hợp với cá tính và sở thích của bạn là con đường dẫn đến thành công thực sự.

8. Sẽ thiết lập mối quan hệ với ai đó vào một lúc nào khác

Người thành công biết rằng, nếu họ thực sự muốn thiết lập mối quan hệ với một ai đó, họ sẽ theo họ để điều đó xảy ra.Thực tế việc chăm sóc các mối quan hệ của bạn bao gồm chu đáo với nhiều người khác trong khi vẫn giữ mối quan hệ của bạn với những người đặc biệt+ ở vị trí hàng đầu trong tâm trí.

9. Xin lỗi, tôi quá bận rộn

Nếu có cơ hội để mọi việc đi theo cách của mình, người thành công sẽ sẵn sàng mất thời gian làm những việc cần thiết để điều đó xảy ra. Như Lão Tử từng nói: “Thời gian là thứ được tạo ra”, khi bạn nói “Tôi không có thời gian” đồng nghĩa là “Tôi không muốn”.

Xem thêm:  Review sách “Tôi muốn cuộc đời như tôi muốn”

10. Đó đều là ý tưởng của tôi

Giống như điều số 4. Không có ý tưởng nào thực sự là của riêng bạn, nó là tổng hợp sự tương tác và xây dựng ý tưởng của cả một đội ngũ. Đưa ra những lời khen và khuyến khích với nhân viên là một phần quan trọng trong việc xây dựng một công ty thành công và văn hóa.

11. Tôi không bao giờ đọc sách

Nghiên cứu cho thấy người giàu đọc sách với tỷ lệ cao hơn nhiều so với người nghèo. Ngoài tác dụng về hiểu biết, đọc sách không hư hấu (cũng như tiểu thuyết) có thể giúp giảm stress, tăng cường sự sáng tạo và tăng cường trí nhớ của bạn.

12. Tôi không đủ giỏi

Một phầ nquan trọng của thành công là biết đánh giá cao giá trị của bản thân. Xác định đúng mình là một điểm hứa hẹn sự thành công trong kinh doanh cũng như cuộc sống caas nhân. Hãy theo đuổi những gì bạn thực sự hứng thú.

Xem thêm: Sếp nữ gốc Việt ở Google: Tuyển người không khó, giữ nhân tài mới khó!

13. Thế là ổn rồi (lặp đi lặp lại)

Người thành công biết khi nào từ bỏ và ngừng khoan nhượng trước sự sai sót và bào chữa của người khác. Nếu một cái gì đó hoặc ai đó đang ngăn cản bạn hoàn thành dự án đúng thời gian, đó là lúc bạn nên thiết lập các ranh giới và quyết định hạn chế sự liên quan tới người hoặc vật đó.

14. Nếu đối thủ cạnh tranh không có điều đó, chúng ta cũng không cần

Việc bắt chước các đối thủ cạnh tranh là một trong những trường hợp đẩy công ty đến cái chết. Sự đổi mới đến từ mặt trái của vấn đề: tìm ra những gì đối thủ cạnh tranh không làm được.

15. Thời gian nghỉ ngơi chỉ dành cho kẻ thất bại

Thực tế những người thành công biết quản lý để có thời gian riêng cho gia đình ngoài công việc. Việc làm việc suốt ngày tháng đôi khi không tỷ lệ thuận với số lượng công việc bạn làm đc, mà ngược lại còn cho thấy bạn làm việc không hiệu quả.

(Theo EmDep)

Luật Brainstorming

Theo Osborn, quá trình brainstorming phải tuân thủ những luật sau:

• Số lượng tối ưu cho một nhóm chỉ nên ở mức 5-7 người
• Tất cả mọi người đều có quyền lợi và nghĩa vụ đóng góp ý tưởng
• Không được phép chỉ trích hoặc bác bỏ bất cứ ý tưởng nào trong quá trình này
• Những ý tưởng có phần phá cách, mới lạ được khuyến khích
• Việc phát triển ý tưởng của mình dựa trên ý tưởng của người khác cũng được khuyến khích
• Càng nhiều ý tưởng được thốt ra, càng đa dạng về nội dung, cách tiếp cận càng tốt
• Các ý tưởng này đều phải được ghi lại (tôi có sở thích viết lên cửa sổ)
• Sau khi cả nhóm cạn kiệt ý tưởng mới, mỗi một ý tưởng sẽ được đánh giá công bằng trên ưu/nhược điểm, tính khả thi, lợi ích, tính áp dụng thực tế v.v… của chúng

Xem thêm: Brainstorming là gì? Lợi ích của nó ra sao?

Trạng thái tâm lý khi Brainstorm

Brainstorming không đơn giản là ngồi vào bàn và úm ba la, bạn có thể tuôn trào một loạt các sáng kiến. Nó đòi hỏi sự tập trung và dẻo dai về đầu óc rất lớn. Tôi gọi đây là “trạng thái brainstorm-ready” tạm gói gọn như sau:

• Các thành viên phải tỉnh táo về đầu óc. Nghĩa là họ không được làm hoạt động gì gây kiệt quệ đầu óc trước đó
• Các thành viên phải tập trung 100%. Tôi không cho phép mọi người sử dụng điện thoại, mở laptop trong những buổi này.
• Các thành viên phải sảng khoái về tinh thần. Tôi tránh trách mắng, phê bình nhân viên trước khi bước vào thực hiện.
• Đầu óc và thể lực của thành phần tham gia phải tươi mới. Nên tránh các ngày bận rộn, mọi hoạt động trước đó phải được hoàn thành hoặc loại bỏ ra khỏi đâù
• Thời gian brainstorming không nên quá 1 tiếng đồng hồ. Thực ra hoạt động này rất đòi hỏi trí lực, và thường sức người chỉ chịu được 30′ (với nhân viên mới) cho đến 90′ (nhân viên gạo cội).

Các phương thức Brainstorm

Không chỉ dựng ở những luật trên, phương pháp và trình tự brainstorm cũng phải được quyết định dựa trên nhu cầu về giải pháp:

• Danh nghĩa nhóm: Các thành viên viết ý tưởng của mình mà không đề tên. Người chủ trì thu thập các tư liệu này và cả nhóm dùng phương pháp bỏ phiếu để ra quyết định (gọi là giai đoạn thanh lọc). Sau khi thanh lọc, cả nhóm hoặc các nhóm nhỏ sẽ mang những sáng kiến được đánh giá cao nhất tập hợp lại để xây dựng tiếp. Ví dụ trong thiết kế thương hiệu chúng tôi có thể chia thành nhóm làm về màu sắc, một nhóm là về nội dung, và một nhóm ra quyết định về chất liệu, cách sản xuất v.v…Cá nhân tôi thường sử dụng phương pháp này khi tổ chức brainstorming cho một tổ chức của khách hàng với thành phần tham dự là từ cấp quản lý bộ phận trở lên. Việc này sẽ cổ vũ những cá nhân ít khi phát biểu được bày tỏ quan điểm tự nhiên nhất (vì không lộ danh tính) mà lại tận dụng được kiến thức chuyên môn của các bộ phận (kỹ thuật, marketing, tài chính, sản xuất v.v…)
• Truyền đuốc: Tôi tạm đặt tên cho phương thức này như vậy vì vòng quay của 1 ý tưởng xuất phát từ một cá nhân, truyền cho người bên cạnh để xây dựng thêm và cứ thế cho đến khi mọi thành viên đều có đóng góp ý kiến. Nhóm của tôi thường áp dụng mô hình này khi phải lên các bản kế hoạch (Business plan, business case hoặc chiến lược hành động) vì một bản kế hoạch trọn vẹn thường phải bao hàm các lĩnh vựng thông tin khác nhau mà không phải một cá nhân nào cũng nắm hết được. Việc này giúp xây dựng kế hoạch kiểu cuốn chiếu thay vì phải chờ bên marketing làm nghiên cứu, rồi bên R&D mới lên ý tưởng, sale định giá và tài chính làm cash flow v.v.. thì các thành viên chủ chốt có thể cùng một lúc đắp nội dung cho sườn.
• Bản đồ ý tưởng: Đây là mô hình tôi sử dụng nhiều nhất, với ý tưởng cốt lõi là sử dụng các “mối liên quan”. Quy trình sáng tạo bắt đầu từ điều kiện tiên quyết là Chủ đề trung tâm (central topic) rồi mỗi thành viên đưa ra một nhánh liên quan đến chủ đề đó. Ví dụ nếu Central topic của tôi là một chú chó – thì các thành viên chắc chắn sẽ đưa ra những nhánh như giống, tuổi, cân nặng, màu lông, huyến thống, tình trạng sức khỏe hoặc kể cả… thịt ngon hay không. Tôi hay sử dụng việc này vào công tác nghiên cứu đối thủ/khách hàng, lên các persona giả định, xác định phong cách thiết kế và thực ra thì có thể áp dụng rộng rãi vào bất cứ quy trình suy nghĩ nào.
• Brainstorming một mình: Thực ra công tác brainstorming không cứ là phải làm cùng một nhóm, một khi bạn đã thành thục về phương pháp và luật lệ cũng như biết cách đặt mình vào “trạng thái brainstorm-ready” nói ở trên thì việc làm một mình là hoàn toàn có thể. Thường thì người ta sẽ viết tự do, hoặc vẽ tự do sử dụng bản đồ tư duy.

Xem thêm: Tối ưu hóa Mind map khi sử dụng vào 7 mục đích sau đây

Công cụ brainstorming

Nếu không có điều kiện thì thứ dễ dùng nhất là một căn phòng đủ lớn, bảng trắng hoặc flipchart – cá nhân tôi thì hay viết lên cửa sổ phòng làm việc.

Cho dù làm với nhóm hay một mình, công cụ không thể thiếu được với cá nhân tôi là các sơ đồ tư duy (mindmap).

Việc vẽ ra các ý tưởng không những giúp bạn “biên tập” các suy nghĩ của mình mà còn giúp đưa những người cùng nhóm về cùng một hệ quy chiếu đảm bảo sự thấu hiểu xuyên suốt trong cả nhóm.

Và đừng lo nếu bạn chưa vẽ sơ đồ tư duy bao giờ hoặc cảm thấy mình không nhiều hoa tay lắm, có một loạt các phần mềm trên ứng dụng di động hoặc máy tính cá nhan sẽ giúp bạn việc đó như: Mindjet, Mural.ly, Evernote, OneNote, Pinterest v.v… 

Theo: Nikki Nguyễn

Từ “BRAINSTORM” được phát minh bới ông trùm ngành quảng cáo Alex Faickney Osborn, xuất hiện đầu tiên trong quyển sách của ông này từ những năm 1948. Osborn, sau khi gặp phải vấn đề về ý tưởng quảng cáo từ sự bế tắc của lớp nhân viên, đã quyết định gom tất cả bọn họ vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởng nào được nêu ra. Từ này đạt đến đỉnh cao của sử dụng vào thời điểm gần năm 2010 với định nghĩa như sau:

Là quá trình sáng tạo nhằm tìm ra giải pháp hoặc ý tưởng mới thông qua hoạt động trao đổi của nhóm một cách “kịch liệt” và “tự do”. Mỗi thành viên đều được khuyến khích nghĩ đến đâu, nó đến đó và tìm ra càng nhiều ý tưởng càng tốt, cho dù ý nghĩ đó điên rồ hay kém khả thi thế nào đi chăng nữa. Việc phân tích, bàn luận hoặc chỉ trích/bình luận chỉ được phép thực hiện khi buổi họp này kết thúc và chuyển sang giai đoạn đánh giá kết quả.

Điều đáng ngạc nhiên là phần lớn nhân viên mới của tôi đều chưa nghe qua. Những người có một chút thử nghiệm với phương pháp này thì lại không nhận thức được quá trình này đòi hỏi luật lệ và trình tự nhất định mới đảm bảo được độ thành công.

Xem thêm: Bản đồ tư duy (Mind map) được hiểu là gì?

Lợi ích của Brainstorming

Tiếng Anh có câu thành ngữ “Two heads are better than one” – xin được chuyển ngữ tạm là “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Đại ý là một nhóm người cùng suy nghĩ thì luôn hiệu quả hơn một cá nhân, về cả thể lực lẫn trí tuệ. Sự đa dạng về lối suy nghĩ, trí tuệ, kinh nghiệm, cách nhìn và văn hóa của các cá nhân trong nhóm tạo điều kiện cho một loạt ý tưởng đa chiều được sản sinh ra. Đây là một trong những trường hợp mà số lượng quan trọng hơn chất lượng. Chính nhờ một khối dữ liệu lớn về giải pháp mà nhóm có thể gọt rũa hoặc lựa chọn ra giải pháp/ý tưởng vẹn toàn nhất.

Bản đồ tư duy (Mindmap) là phương pháp được đưa ra như là một phương tiện mạnh để tận dụng khả năng ghi nhận hình ảnh của bộ não. Đây là cách để ghi nhớ chi tiết, để tổng hợp, hay để phân tích một vấn đề ra thành một dạng của lược đồ phân nhánh. Khác với máy tính, ngoài khả năng ghi nhớ kiểu tuyến tính (ghi nhớ theo 1 trình tự nhất định chẳng hạn như trình tự biến cố xuất hiện của 1 câu truyện) thì não bộ còn có khả năng liên lạc, liên hệ các dữ kiện với nhau. Phương pháp này khai thác cả hai khả năng này của bộ não.

Phương pháp này có lẽ đã được nhiều người Việt biết đến nhưng nó chưa bao giờ được hệ thống hóa và được nghiên cứu kĩ lưỡng và phổ biến chính thức trong nước mà chỉ được dùng tản mạn trong giới sinh viên học sinh trước các mùa thi.

Đây là một kĩ thuật để nâng cao cách ghi chép. Bằng cách dùng giản đồ ý, tổng thể của vấn đề được chỉ ra dưới dạng một hình trong đó các đối tượng thì liên hệ với nhau bằng các đường nối. Với cách thức đó, các dữ liệu được ghi nhớ và nhìn nhận dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Thay vì dùng chữ viết để miêu tả một chiều biểu thị toàn bộ cấu trúc chi tiết của một đối tượng bằng hình ảnh hai chiều. Nó chỉ ra dạng thức của đối tượng, sự quan hệ hỗ tương giữa các khái niệm (hay ý) có liên quan và cách liên hệ giữa chúng với nhau bên trong của một vấn đề lớn.

Hiệu quả của Sử dụng sơ đồ tư duy

Sơ đồ tư duy được mệnh danh “công cụ vạn năng cho bộ não”, là phương pháp ghi chú đầy sáng tạo, hiện đang được hơn 250 triệu người trên thế giới sử dụng, đã và đang đem lại những hiệu quả thực sự đáng kinh ngạc, nhất là trong lĩnh vực giáo dục và kinh doanh. Lập sơ đồ tư duy là một cách thức cực kỳ hiệu quả để ghi chú. Các sơ đồ tư duy không chỉ cho thấy các thông tin mà còn cho thấy cấu trúc tổng thể của một chủ đề và mức độ quan trọng của những phần riêng lẻ trong đó đối với nhau. Nó giúp bạn liên kết các ý tưởng và tạo các kết nối với các ý khác.

Xem thêm:

Làm việc nhanh & tiết kiệm thời gian hơn với 25 phím tắt Outlook

Tối ưu hóa Mind map khi sử dụng vào 7 mục đích sau đây

Các bật thầy về ghi nhớ như Eran Katz – Kỷ lục Guinness người có khả năng nhớ được 500 con số theo thứ tự chỉ sau một lần nghe; Adam Khoo tác giả các cuốn sách nổi tiếng về giáo dục trí não như “Tôi giỏi bạn cũng vậy”, “Con cái chúng ta đều giỏi.

Hướng dẫn lập bản đồ tư duy

Đây là những thành phần cấu tạo nên một bản đồ tư duy, mặc dù chúng có thể được chỉnh sửa tự do theo ý muốn cá nhân.

• Bắt đầu ở trung tâm với một bức ảnh của chủ đề, sử dụng ít nhất 3 màu.
• Sử dụng hình ảnh, ký hiệu, mật mã, mũi tên trong bản đồ tư duy của bạn.
• Chọn những từ khoá và viết chúng ra bằng chữ viết hoa.
• Mỗi từ/hình ảnh phải đứng một mình và trên một dòng riêng.
• Những đường thẳng cần phải được kết nối, bắt đầu từ bức ảnh trung tâm. Những đường nối từ trung tâm dày hơn, có hệ thống và bắt đầu ốm dần khi toả ra xa.
• Những đường thẳng dài bằng từ/hình ảnh.
• Sử dụng màu sắc – mật mã riêng của bạn – trong khắp bản đồ.
• Phát huy phong cách cá nhân riêng của bạn.
• Sử dụng những điểm nhấn và chỉ ra những mối liên kết trong bản đồ của bạn.
• Làm cho bản đồ rõ ràng bằng cách phân cấp các nhánh, sử dụng số thứ tự hoặc dàn ý để bao quát các nhánh của bản đồ.

Xem thêm:  Tuyển dụng chất ngất trên Facebook

Một số lưu ý:

Bản đồ tư duy của bạn là tài sản riêng của bạn: một khi bạn hiểu cách tạo ra những ghi chú trong Bản đồ tư duy, bạn có thể phát huy các quy tắc của riêng mình để làm cho nó tốt hơn. Những đề nghị sau đây có thể giúp bạn tăng hiệu quả của việc đó:

– Sử dụng những từ ngữ đơn giản thể hiện thông tin: Hầu hết các từ trong cách viết bình thường đều là nhồi nhét, bởi vì chúng đảm bảo rằng thông tin được chuyển tải đúng ngữ cảnh và trong một dạng thức dễ đọc. Trong Bản đồ tư duy của bạn, những từ khóa có ý nghĩa có thể chuyển tải cùng ý nghĩ như thế một cách rõ ràng hơn. Những từ dư thừa chỉ làm bản đồ lộn xộn.

– Chữ in: Cách viết dính nhau hoặc không rõ ràng sẽ khó đọc hơn.

– Sử dụng màu sắc để tách các ý khác nhau: Điều này sẽ giúp bạn tách các ý ra khi cần thiết. Nó cũng giúp bạn làm bản đồ trực quan hơn để gợi nhớ lại. Màu sắc cũng giúp cho việc sắp xếp các chủ đề.

– Sử dụng những ký hiệu và hình ảnh: Khi một ký hiệu hoặc hình ảnh có ý nghĩa gì đó với bạn, hãy sử dụng chúng. Hình ảnh có thể giúp bạn nhớ thông tin hiệu quả hơn là từ ngữ.

– Sử dụng liên kết đan chéo: Thông tin trong một phần của bản đồ có thể liên quan đến phần khác. Khi đó, bạn có thể vẽ những đường thẳng để chỉ ra sự liên quan đan chéo. Việc này sẽ giúp cho bạn thấy mức ảnh hưởng một phần trong chủ đề đến các phần khác.

Nguồn: Hướng nghiệp Việt

Bản đồ tư duy (mind map) không còn xa lạ với nhiều người, đặc biệt là các sinh viên đại học và những người làm việc trong lĩnh vực nghiên cứu. Về cơ bản, đây là một hình thức ghi chép sử dụng màu sắc, hình ảnh nhằm tổng hợp hay phân tích một vấn đề, trong đó các đối tượng/chi tiết sẽ được liên hệ với nhau bằng các đường nối. Nhờ đó, mọi thông tin sẽ được ghi nhớ cũng như nhìn nhận một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Nếu chưa biết cách tối ưu hóa bản đồ tư duy để hỗ trợ ghi chép thông tin nhanh hơn cả trong công việc lẫn học tập thì 7 ý tưởng sau đây sẽ gợi mở cho bạn nhiều lựa chọn rất thú vị.

1. Ghi chú trong các cuộc họp

Cách tuyệt vời để ghi chú (take note) trong các cuộc họp là sử dụng mind map. Bởi lẽ, hiếm có một buổi họp nào sẽ bám sát 100% lịch trình đã thiết lập – thay vào đó, thường sẽ xuất hiện các ý tưởng, feedback và quan điểm “bất ngờ” mà bạn có thể “bắt” lấy và ghi chép lại.

Xem thêm: 7 yêu cầu cơ bản cho những ai muốn theo nghề nhân sự

Trong so sánh với cách ghi chép thông thường thì sử dụng mind map có nhiều điểm vượt trội. Khi nhìn vào mind map, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt vấn đề hơn vì chúng được thể hiện dưới dạng ý tưởng trung tâm và bao quanh là các thông tin bổ trợ/có liên quan tới ý tưởng đó. Nếu viết liền mạch từ trên xuống dưới của trang giấy thì thật khó có thể hiểu được vấn đề vì chúng chẳng khác gì một “ma trận”.

2. Tóm tắt nội dung sách

Mỗi cuốn sách hư cấu hay phi hư cấu đều có hàng loạt các ý tưởng và quan điểm mà người viết muốn truyền tải đến người đọc. Nếu cố gắng ghi chép tất cả chúng mà không hệ thống hóa lại các vấn đề dựa trên mối liên quan với nhau thì đảm bảo bạn chẳng hề muốn đọc lại những gì mình đã viết nữa. Chúng thật rối rắm và phức tạp.

Tuy nhiên, nếu sử dụng bản đồ tư duy lại khác. Bạn có thể để chủ đề trung tâm (Topic) chính là tên cuốn sách. Sau đó, với từng chủ đề phụ (sub topic), hãy thêm ý kiến/quan điểm của tác giả và lần lượt phát triển thông tin liên quan dưới dạng các nhánh.

3. Quản lý dự án

Có hàng loạt ứng dụng và phần mềm hỗ trợ quản lý dự án. Tuy nhiên, đối với các dự án nhỏ thì thay vì sử dụng những công cụ này, bạn có thể khai thác bản đồ tư duy để lập kế hoạch hiệu quả hơn và dễ dàng nắm bắt được tổng thể dự án.

Xem thêm: Làm việc nhanh & tiết kiệm thời gian hơn với 25 phím tắt Outlook

Có rất nhiều yếu tố cơ bản của từng dự án mà bạn có thể bổ sung vào mind map như ngân sách, tài nguyên, con người, quy mô và hạn chót (Deadline). Tất cả những gì bạn cần làm là tạo nhánh và thường xuyên xem lại chúng để cập nhật tiến độ.

4. Ghi chép trong học tập

Mind map là một trong những công cụ take note mà rất nhiều học sinh – sinh viên hiện nay sử dụng. Việc tối ưu hóa bản đồ tư duy không những giúp bạn ghi nhớ bài học dễ dàng hơn mà còn có thể nắm được tổng thể vấn đề một cách toàn diện nhất. Đặc biệt, đây còn là lựa chọn hàng đầu của những người không thích ghi chép dài dòng mà chỉ muốn “note” lại các ý quan trọng.

5. Thiết lập mục tiêu

Ghi ra giấy là cách truyền thống để xác định mục tiêu được sử dụng phổ biến qua nhiều thế kỷ. Tuy nhiên, cái cần nhấn mạnh ở đây là bạn không viết theo lối thông thường mà là sử dụng mind map.

Tại sao? Bởi vì lúc này, các nội dung đã được hình ảnh hóa nên bộ não bị “kích thích” để “nhìn thấy” kết quả của vấn đề thay vì bị rối trong một “ma trận” chỉ toàn chữ là chữ.

6. Giải quyết vấn đề

Có nhiều cách tiếp cận khi giải quyết vấn đề nhưng phương pháp phổ biến là lập dàn bài theo công thức 5W + 1H với 5W là: Who (ai), What (cái gì), Where (ở đâu), When (khi nào), Why (tại sao) và How (như thế nào).

Xem thêm: Yêu cầu cơ bản khi soạn thảo Tờ trình

Công thức này rất phù hợp khi được mô tả dưới dạng mind map do bạn có thể mở rộng từng “W” bằng cách thêm nhánh và sử dụng các mũi tên, đường để biểu diễn mỗi quan hệ. Nhờ đó, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn, nhiều mặt hơn và đánh giá được tổng thể vấn đề đang cần giải quyết.

7. Brainstorming

Quá trình Brainstorming có liên quan đến việc ghi chép các ý tưởng xuất hiện bất ngờ và điều chắc chắn là không phải tất cả chúng đều hữu ích. Do đó, “bản đồ hóa” những idea này dưới dạng một mind map sẽ giúp bạn không bỏ sót bất cứ một ý tưởng nào, đồng thời còn dễ dàng “nhặt” ra những điều thú vị nhất.

Bí quyết lập bản đồ tư duy hiệu quả

1. Bắt đầu với trung tâm của bản đồ (Centre topic), nên sử dụng hình ảnh đi kèm.Chủ đề trung tâm càng thú vị thì bạn càng tập trung và não của bạn càng sáng tạo hơn.

2. Sử dụng màu sắc để tách các ý khác nhau, giúp bạn đồ trực quan hơn để gợi nhớ lại. Bạn không cần phải sử dụng quá nhiều màu, chỉ cần một vài màu là đủ.

3. Tạo các nhánh cong thay vì các nhánh thẳng vì các đường thẳng sẽ khiến bộ não cảm thấy “nhàm chán”.

4. Sử dụng một từ khóa trên mỗi dòng vì nó sẽ giúp bản đồ trở nên linh hoạt và có sức thuyết phục hơn.

Nguồn: Quản trị Mạng

Không thể phủ nhận nghề nhân sự hiện tại đang là nghề “HOT” trong tuyển dụng. Tuy vậy, không phải bất cứ ai cũng có thể theo đuổi nghề nhân sự mà hãy cân nhắc xem liệu mình đã phù hợp với nghề chưa? Bài viết này cho mọi người cái nhìn khách quan về yêu cầu cơ bản của nghề nhân sự.

Nghề nhân sự có gì hay?

Hiện nay, tại các công ty vị trí nhân sự luôn được xem là “cánh tay phải” của những nhà lãnh đạo đồng thời cũng là “người phát ngôn” về những quyền lợi tâm tư của các nhân viên.

Xem thêm: On the Job Training nghĩa là gì ?

Vai trò của quản lý nhân sự

– Bộ phận nhân sự là chiếc cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động. Đây là bộ phận đảm bảo các yêu cầu về luật pháp được áp dụng một cách đúng đắn cũng như phát triển được nhân lực của nhân viên để hoàn thành được yêu cầu về mặt kinh doanh. Làm tốt công việc này, nghĩa là bạn đã làm tốt việc bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

– Hơn thế nữa, quản lý nhân sự còn tạo ra lợi thế cân bằng giữa người lao động và người sử dụng lao động.

– Quản lý nhân sự ngày càng trở nên quan trọng khi “con người” được xem là nhân tố then chốt trong chiến lược phát triển của các công ty. 

– Những ứng viên thực thụ trong nghề quản trị nhân sự luôn “cao giá” và khan hiếm dù ở bất cứ thời điểm nào.

Tờ trình là một loại văn bản mang những thông tin và yêu cầu cụ thể về một vấn đề để trình lên cấp trên xem xét, phê duyệt. Để có 1 Tờ trình có tính thuyết phục cao, người soạn thảo cần nắm vững các kỹ năng sau đây:

1. Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:

a) Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
b) Nêu các chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể.
c) Các kiến nghị phải hợp lý.
d) Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn.

2. Bố cục tờ trình:

Thiết kế bố cục thành 3 phần:
Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có tờ trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi).
Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.

Xem thêm: Làm việc nhanh & tiết kiệm thời gian hơn với 25 phím tắt Outlook

3. Kỹ thuật viết tờ trình:

– Trong phần nêu lý do, căn cứ: cần dùng cách hành văn để thể hiện đươc nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
– Phần đề xuất: Cần dùng ngôn ngữ và cách hành văn có tính thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệu trung thực.
Nêu rõ các ích lợi, các khó khăn trong các phương án, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.
– Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt. Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục để minh họa thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.